Denna policy informerar dig om hur Väbynäs Tomtägareförening (“VTF”) behandlar personuppgifter samt hur VTF använder sig av s.k. Cookies på föreningens hemsida. Policyn uppdaterades senast: 2022-08-05.
1 Personuppgiftsansvarig
Personuppgiftsansvarig är VTF styrelse.
Väbynäs Tomtägareförening
c/o Lisa Larsson
Sofielundsvägen 15
247 34 Södra Sandby
2 Personuppgifter som behandlas
VTF hanterar personuppgifter avseende;
- Personer som är medlemmar i VTF (se ”2.1 VTF:s register över medlemmar”)
- Personer som besöker VTF:s hemsida (se ”2.2 VTF:s hemsida”)
Person har rätt att få tillgång till de personuppgifter VTF behandlar om honom/henne i form av ett utdrag. Sådan hemställan ska göras skriftligen till den personuppgiftsansvarige. Person äger rätt att lämna in eventuella klagomål till Datainspektionen.
2.1 VTF:s register över medlemmar
VTF för register över samtliga medlemmar i syfte att bedriva föreningens verksamhet. Behandlingen av personuppgifter sker med hänvisning till den rättsliga grunden ”Avtal”.
VTF registrerar och sparar följande uppgifter om respektive medlem:
- För- och efternamn
- Telefonnummer
- E-postadress
- Postadress till permanent bostad
- Postadress till fastighet ingående i VTF
- Fastighetsbeteckning för fastighet ingående i VTF
- Noteringar om betalningar av avgifter knutna till VTF
- Noteringar om eventuell båtplats inom VTF
- Noteringar om eventuell officiella roller inom VTF
- Noteringar om eventuella extra kontaktpersoner avseende medlemmens medlemskap i VTF (namn och kontaktuppgifter).
2.1.1 Lagring och åtkomst av uppgifter
Lagring av data sker digitalt i strukturerad form och hanteras av VTF:s styrelseledamöter och/eller av VTF:s styrelse utsedda personer. Information kan komma att lagras utanför Sverige och EU.
VTF tillgängliggör delar av föreningens registrerade personuppgifter på VTF:s hemsida i syfte att främja samverkan och kontaktskapande mellan föreningens medlemmar. Åtkomst till dessa uppgifter på hemsidan kräver inloggning (giltigt användarkonto). Se även 2.2 VTF:s hemsida.
Informationen i medlemsregistret delas i övrigt inte med tredje part. Undantaget är informationsöverföringar nödvändiga för föreningens normala verksamhet t ex för datalagring, fakturering, bokföring och upprätthållandet av intern kommunikation inom föreningen mm.
2.1.2 Rättelse av personlig information i VTF:s register
VTF:s medlemmar har rätt att begära rättelse av eventuella felaktiga personliga uppgifter i VTF:s register. Sådan hemställan ska göras på enklaste sätt till VTF:s styrelse. Rättelse ska ske skyndsamt.
2.1.3 Radering av personlig information i VTF:s register
I samband med att fastighetsägare avslutar sitt medlemskap i VTF i enlighet med föreningens stadgar – fastigheten säljs eller på annat sätt överlåts – så raderas medlemmens personliga uppgifter från medlemsregistret inom 90 dagar. Undantaget är namn och datum för fastighetsöverlåtelser/ägarbyten samt övrig information där det finns rättslig grund att fortsätta behandla personuppgift.
2.2 VTF:s hemsida
VTF:s hemsida (vabynas.com) syftar till att (1) informera en allmän publik om VTF och att (2) stödja VTF:s verksamhet genom tillhandahållande av en för medlemmar gemensam digital plattform för tjänster, kommunikation och samverkan.
Personuppgifter publiceras endast på hemsidans lösenordsskyddade sidor – undantaget är kontaktinformation till personer med officiella uppdrag inom VTF. Personuppgifter som hanteras via hemsidan – och som inte omfattas av ”2.1 VTF:s register över medlemmar” – sker med hänvisning till den rättsliga grunden ”Samtycke”.
2.2.1 Användarkonton och tillhörande personprofiler
Användare kan ansöka om användarkonto till hemsidan, vilket krävs för att komma åt majoriteten av innehållet på hemsidan. Användarkonton beviljas för VTF:s medlemmar och medlemmars närmaste familj. Följande information är obligatorisk för att VTF ska kunna godkänna en ansökan om användarkonto (informationen sparas i användarens profil på hemsidan):
- Användarnamn
- För- och efternamn
- E-postadress
- Adress till fastighet inom VTF (till vilken användarkontot ska knytas)
- Om användaren är medlem i VTF eller ej. Om användaren inte är medlem i VTF så ska kontaktuppgifter till den VTF-medlem som användaren har anknytning till anges, så att VTF kan verifiera användarens behörighet.
- Samtycke att VTF:s behandlar personuppgifter i enlighet med VTF:s Personuppgiftspolicy.
Inloggade användare (”hemsidans medlemmar”) ges valmöjlighet att själva utöka sin personliga profil med ytterligare information (ej obligatoriskt):
- Telefonnummer
- Postadress till permanent bostad
- Postadress till fastighet ingående i VTF
- Fastighetsbeteckning för fastighet ingående i VTF
- Foto, personlig bild
- Foto, omslagsbild
- För- och efternamn på familjemedlemmar som respektive VTF-medlem önskar bevilja användarkonto åt.
- Allmän personbeskrivning (fritext) samt annan information som användaren väljer att lagra i sin profil.
Informationen samlas in i syfte att effektivisera VTF:s verksamhet samt för att främja samverkan mellan föreningens medlemmar.
2.2.2 Tjänster på hemsidan
På hemsidan finns möjligheter för hemsidans medlemmar att på olika sätt interagera, kommunicera och publicera information. Dessa sätt kan utgöras av kommentarer, internmeddelanden, inlägg i forum och andra vanligt förekommande kommunika tionsmetoder på webbplatser. I de allra flesta fall kommunicerar och publicerar hemsidans användare information utifrån medlemmens användarkonto/profil (dock inte uteslutande).
2.2.3 Lagring av information
För upprätthållandet av hemsidans funktionalitet och ändamål lagras hemsidan och dess information på ett antal olika 3:e-parts servrar. Personlig information tillgängliggörs företrädesvis på lösenordsskyddade sidor. Följande leverantörer lagrar informationsmängder från hemsidan:
- Odibo (webbhotell)
https://www.odibo.se/villkor/datapolicy - DropBox
https://www.dropbox.com/privacy - Google
https://policies.google.com/privacy
Dessa leverantörer kan operera globalt och information kan komma att lagras utanför Sverige och EU.
2.2.4 Rättelse av personlig information på hemsidan
Hemsidans medlemmar uppdaterar företrädesvis sin personliga information i sin profil på hemsidan. Hemsidans medlemmar har även rätt att begära rättelse av eventuella felaktiga personliga uppgifter avseende sin egen person. Sådan hemställan ska göras på enklaste sätt till personuppgiftsansvarige för VTF. Rättelse ska ske skyndsamt.
2.2.5 Avslutande av användarkonto
Hemsidans medlemmar äger rätt att när som helst begära att få sitt användarkonto på hemsidan avslutat.
I samband med att fastighetsägare avslutar sitt medlemskap i VTF – fastigheten säljs eller på annat sätt överlåts – så avslutas även medlemmens användarkonto på hemsidan. Eventuella användarkonton som medlemmen beviljat i egenskap av fastighetsägare inom VTF avslutas samtidigt (så till vida att inte annan medlem beviljar aktuellt användarkonto).
2.2.6 Radering av personlig information
När ett användarkonto avslutas raderas den personliga informationen i profilen inom 90 dagar (information kan finnas lagrade i webbhotellets backupfiler i ytterligare 90 dagar). Övrig information som medlem publicerat på hemsidan anses tillhöra VTF och anonymiseras genom att dessa informationsmängder överförs till ett anonymt användarkonto benämnt ”Utflyttad medlem”.
Information i nekade ansökningar om användarkonton raderas inom 90 dagar från dagen för avslagsbeslut (information kan finnas lagrade i webbhotellets backupfiler i ytterligare 90 dagar).
3 Cookies/kakor
På våra webbplatser använder vi cookies för att ge en mer användarvänlig webbplats.
Cookies och andra spårningstekniker från tredje part kan också komma att användas för analysändamål och förbättring av trafik och upplevelsen av besöket på hemsidan. Läs mer i respektive leverantörs villkor:
- Google Analytics
https://policies.google.com/privacy
Artiklar och sidor på denna webbplats kan innehålla inbäddat innehåll (exempelvis videoklipp, bilder, artiklar o.s.v.). Inbäddat innehåll från andra webbplatser beter sig precis på samma sätt som om besökaren har besökt den andra webbplatsen.
Dessa webbplatser kan samla in uppgifter om dig, använda cookie-filer, bädda in ytterligare spårning från tredje part och övervaka din interaktion med sagda inbäddade innehåll, inklusive spårning av din interaktion med detta inbäddade innehåll om du har ett konto och är inloggad på webbplatsen i fråga.